Sådan sikrer du dit arbejde med depositum

Depositum er en fantastisk måde at sikre ens arbejde med kunder og samtidig sikre sig mod et finansielt tab. I nogle brancher er det meget normalt, at en vis del af den samlede pris bliver betalt som et depositum.

Skriv en faktura med SumUp Fakturaer

Denne artikel vil gøre dig klogere på, hvordan din virksomhed kan drage fordel af at bruge depositum i den daglige drift. Vi vil forklare, hvornår et depositum bliver efterspurgt, og hvilke fordele depositum vil give din virksomhed.

Hvordan fungerer et depositum?

Et depositum er en lille mængde penge, som kunden betaler i begyndelsen af et endeligt køb. Det er op til den enkelte virksomhed, at beslutte, om depositumet bliver refunderet eller ej.

Hvis det er refunderbart, så kan depositummet blive refunderet indtil en vis dato. Dette er normalvis kun tilladt, hvis kunden ombestemmer sig om et køb indenfor 14 dage, men det er op til den enkelte virksomhed. Hvis depositummet ikke er refunderbart, så betyder det, at hvis kunden bakker ud af købet, så vil kunden ikke få depositummet tilbagebetalt.

Hvis depositummet er betalt og salget fortsætter, så bør depositummet blive fratrukket den endelige pris, der vil fremgå på fakturaen.

Hvordan hjælper et depositum på din virksomheds success?

Hvis du indsamler et depositum fra dine kunder, vil det forbedre din virksomheds cash flow. Hvis projektet er forholdsvis langsigtet, så vil et depositum give din virksomhed en indkomst, før at projektet står færdigt, hvor den resterende betaling falder. Ved at have et depositum betalt af en kunde, så kan du få dækket visse omkostninger med projektet, imens at projektet er i gang.

Ved at bede kunden om at betale et depositum hjælper det med at styrke virksomheden mod et økonomisk tab. Det betyder, at en virksomhed er sikret, at de som minimum vil modtage en vis andel af det samlede beløb. Dog er det vigtigt at påpege, at et modtaget depositum ikke er en garanti for, at du også vil betale den fulde betaling fra din kunde.

Selvom at depositummet ikke er refunderbart, så kan det være, at kunden ikke har mulighed for at betale det endelige beløb. I dette tilfælde vil den endelige faktura blive annulleret med en kreditnota.

Hvis et specifikt projekt kræver, at din virksomhed investerer i materialer eller produkter, der har svært ved at blive solgt til anden side, så kan et depositum hjælpe din virksomhed med at minimere projektets samlede risici.

Med alt dette i baghovedet så vil det altid være mere sandsynligt, at en kunde der vælger at betale et depositum, også betaler den endelige faktura. Dette gælder særligt, når der er tale om et depositum, der ikke er refunderbart.

Hvornår bør du opkræve et depositum?

Alt efter hvilken branche du arbejder i, så vil depositum være meget almindeligt i nogle brancher. Hvis du eksempelvis arbejder i byggebranchen, så er det meget almindeligt, at salget bliver sikret med et depositum før, at det endelige arbejde begynder.

Det kan også være freelancere eller kunstnere, der arbejder på kommision, der opkræver et depositum forud for arbejdet. Oftest vil man opkræve et depositum, hvis der er en vis risiko forbundet med arbejdet, eller hvis der ligger mange timer i det enkelte arbejde. På den måde vil du som sælger føle dig mere sikker, hvis du har fået et depositum forud for, at du skal udføre jobbet.

Depositummet skal betales forud for den endelige faktura med det fulde beløb. Man kan opkræve et depositum, når det pågældende arbejde er blevet aftalt, og når arbejdet skal til at gå i gang. Det er først, når depositummet er modtaget, at du som virksomhed kan være sikker på, at du får penge for dit arbejde.

Lige meget hvad så skal du som virksomhed påpege over for kunden, om depositummet er refunderbart eller ej, og den endelige faktura skal inkludere depositummet.

Sådan laver du en faktura for et depositum

Du skal sende din kunde en faktura, når du opkræver et depositum - ligesom når du sender alle dine andre fakturaer. Hvis du bruger SumUp Fakturaer, skal du blot oprette en faktura og tilføje 'Depositum' på fakturalinjerne. Du skal her sikre dig, at det tydelig står, at det er et depositum. Nede i dine betingelser bør du skrive, om depositummet er refunderbart eller ej.

Hvis du eksempelvis er kunstner, så opkræver du måske et depositum inden, at du påbegynder et specialdesignet stykke kunst. Lad os her antage, at du får en betaling på 5000 kr. for stykket, men du allerede har opkrævet et depositum på 1000 kr. Derfor skal du, når du laver den endelige faktura, skrive at dit maleri koster 5000 kr., men herefter skal du lave et negativt beløb på -1000 kr., da depositummet jo allerede er blevet betalt.

På denne måde viser den anden faktura, at der allerede er blevet betalt et depositum, som er blevet fratrukket den endelige faktura. Derfor vil summen på den endelige faktura være 4000 kr., da depositummet er trukket fra.

Sådan sikrer du dit arbejde med et depositum - opsamling

Ved at opkræve et depositum af din kunde kan du sikre dig, at din kunde virkelig ønsker at handle med dig. Det er virkelig sjældent, at en kunde er villig til at betale et ikke-refunderbart depositum uden, at kunden også ønsker at gennemføre hele købet. Det at bruge depositum er altså med til at minimere risikoen for virksomheden.